Tutkimus saatetaan vastaajien vastattavaksi seuraavilla tavoilla:
- Tutkimuksen vastauslinkki (löytyy Tutkimus-sovelluksesta) lisätään organisaation intranet-sivulle sekä informoidaan vastaajia henkilökohtaisilla sähköposteilla, tiedotteilla ja intranet-uutisilla. Vastaamiseen tarvitaan käyttäjätunnus ja salasana, joka tulee informoida vastaajille. Käyttäjätunnus on organisaation tunnus ja salasana oletuksena sama.
- Käytetään vastausavaimia ja lähetetään kullekin vastaajalle henkilökohtainen vastauslinkki sähköpostilla suoraan järjestelmästä. Tätä varten tarvitaan tiedosto kaikkien vastaajien sähköpostiosoitteista. Sähköposti lähtee suoraan järjestelmästä. Vastaaja ei tarvitse käyttäjätunnusta, vaan vastaamaan pääsee suoraan vastauslinkillä. Kullakin linkillä voi vastata vain kerran. Vastausavaimet kannattaa lähettää vasta sen jäkeen kun tutkimus on avautunut.
Tutkimukseen voidaan vastata oikeasti silloin, kun tutkimus on tilassa "Avoin".
Kun tutkimus on valmis vastattavaksi, sen voi jättää Testi-tilaan tai tilan voi vaihtaa Odottaa, jolloin samalla poistetaan testivastaukset. Jos alkupäivä on merkitty, tutkimus muuttuu automaattisesti Avoin tilaan edellisenä yönä. Samalla järjestelmä poistaa automaattisesti testivastaukset. Jos tutkimus muutetaan käsin tilaan "Avoin", se on heti vastattavissa.
Tutkimus sulkeutuu, kun se muutetaan tilaan "Raportointi", mikä tapahtuu automaattisesti tutkimuksen loppupäivää seuraavana yönä. Samalla järjestelmä laskee tutkimuksen numeeriset yhteenvedot taustamuuttujittain eli suorittaa vertailulaskennan. Näiden laskelmien tuloksia sitten raportoidaan erilaisilla raporteilla.
Jos tutkimusta halutaan jatkaa sulkeutumisen jälkeen, se on mahdollista muuttamalla tutkimus uudelleen tilaan avoin. Myös loppupäivää voi muuttaa kesken tutkimuksen.
Voit seurata tutkimuksen vastaajamäärän kehitystä Tutkimus-sovelluksessa, jossa näkyy vastanneitten määrä sekä vastausprosentti.
Tutkimuksen ollessa avoinna ei ole tarkoitus tulostaa raportteja, mikä liittyy ensisijaisesti tutkimuksen luottamuksellisuuteen, jotta raporttien kehityksestä ei alettaisi päätellä kuka mitäkin on vastannut. Raportit tulostetaan vasta tutkimuksen sulkeuduttua.
Vastaamisen keskeyttäminen ja myöhemmin jatkaminen:
Suositus on, että tutkimukseen vastataan yhdellä kerralla loppuun asti. Kuitenkin vastaajat voivat halutessa jatkaa vastaamista myöhemmin. Tätä varten Tutkimus-sovelluksen sivulla on kenttä Vastauspäivitys. Kun tässä kentässä on ruksi, niin vastaukset tallennetaan ja vastaamista voi jatkaa myöhemmin. Vastaukset tallennetaan painettaessa "Seuraava"-nappia, avoinna olevana sivulle asti. Kun tutkimuksen viimeisellä sivulla painetaan Lähetä vastaukset, vastauksia ei voi enää muuttaa. Tietoturvasyistä tätä ominaisuutta kannattaa käyttää vain, mikäli vastaukset annetaan omilta laitteilta, omilla Windows-tunnuksilla ja/tai käyttäen tutkimuksen henkilökohtaisia vastauslinkkejä.
Mikäli organisaatiossasi tutkimukseen vastataan yhteiskäytössä olevilta laitteilta ilman erillistä sisäänkirjausta ja/tai ilman henkilökohtaisia vastauslinkkejä niin tätä ominaisuutta ei ole suositeltavaa käyttää. Vastausten tallentaminen perustuu verkkoselainten cookie-evästeisiin, joten vastausten jatkamisen edellytys on, että se tehdään saman laitteen samalta verkkoselaimelta ja että selaimen evästetietoja ei ole tyhjennetty. Vastaaminen pitää suorittaa loppuun kolmen päivän sisällä siitä. kun vastaamisen on aloittanut.